1. Inleiding en doel

Dit privacy- en cookiestatement (het “Statement”) hoort bij het cliëntenportaal Empower. Dit Statement gaat alleen over het gebruik van Empower. In dit Statement staat dus niet (volledig) hoe jouw Dienstverlener met jouw gegevens om gaat. Voor informatie daarover moet je kijken in het privacy statement van jouw betreffende Dienstverlener. In dit Statement leggen wij uit hoe we met jouw gegevens omgaan wanneer je gebruik maakt van het cliëntenportaal Empower.

Bij Empower horen ook gebruiksvoorwaarden, welke op onze websites AlleskITs, Mentaal Beter, HSK en Opdidakt te vinden zijn (de “Gebruiksvoorwaarden”). Overal waar in dit Statement woorden met een hoofdletter staan, wordt verwezen naar de definitie van dat woord zoals neergelegd in de Gebruiksvoorwaarden.

Het digitale cliëntenportaal Empower helpt je bij het regelen van je zorgzaken online. Via Empower kan je onder andere (delen van) het medisch dossier inzien, afspraken en taken bekijken, documenten vinden en (indien ingesteld) contact leggen met je Therapeut.

Je Therapeut werkt bij een organisatie: de Dienstverlener. De volgende Dienstverleners gebruiken Empower:

Mentaal Beter Cure B.V.
Contactadres Kind en Jeugd: Groeneweg 2, 2718 AA Zoetermeer
E-mail Kind en Jeugd: planbureaukj@mentaalbeter.nl
Contactadres Volwassenen: Marathon 3, 1213 PB Hilversum
E-mail Volwassenen: contactteam@mentaalbeter.nl
Contactadres AlleskITs: K.P. van der Mandelelaan 34, 3062MB Rotterdam
E-mail AlleskITs: balie@alleskits.nl

Opdidakt B.V.
Contactadres: Steijnlaan 12, 1217 JS Hilversum
E-mail: info@opdidakt.nl

HSK Groep B.V.
Contactadres: Velperweg 26, 6824BJ Arnhem
E-mail: info@hsk.nl

De Psychotherapiepraktijk B.V.
Contactadres: De Dompelaar 1b, 3454 XZ De Meern
E-mail: secretariaat@depsychotherapiepraktijk.nl

Villa Uitzicht
Contactadres: Zijlweg 199 (2e etage), 2015 CK Haarlem
E-mail: info@villauitzicht.nl

Psychologenpraktijk Eewal
Contactadres: Eewal 55 en 62, 8911 GR Leeuwarden
E-mail: info@psychologenpraktijkeewal.nl

Psychologenpraktijk Groene Hart
Contactadres: Blazer 9, 3448 WD Woerden
E-mail: info@psychologenwl.nl

Lead Mentalcare
Contactadres: Amalialaan 41f, 3743 KE Baarn
E-mail: info@leadmentalcare.nl

Al deze bedrijven samen zullen we hierna in dit Statement de “Dienstverleners” noemen. Als er “Dienstverlener” staat, bedoelen we de organisatie waar jouw Therapeut werkt die jou Hulp levert en het Portaal aanbiedt verleent in het kader van de Hulp. Voor een specificatie van de werking van het Portaal verwijzen we je naar artikel 3 van de Gebruiksvoorwaarden.

Als je gebruikmaakt van Empower, of dat vroeger hebt gedaan, wordt informatie over jou verwerkt. Dat soort informatie wordt “gegevens” genoemd. In dit Statement leggen we uit welke gegevens dat precies zijn. En waarom deze worden verwerkt en hoe. Met “verwerken” bedoelen we bijvoorbeeld verzamelen, opslaan, bijwerken, bekijken en gebruiken van de gegevens. Dit Statement is opgesteld om gebruikers van Empower te informeren. Meestal zal alleen jij Empower gebruiken, maar soms ook andere mensen uit jouw Netwerk. Bijvoorbeeld een gezagsdrager. Het Statement heeft dan ook als doel om hen te informeren over het gebruik van hun gegevens via Empower.

2. Wie verwerken je gegevens?

Om jou Hulp te kunnen bieden, verwerkt je Dienstverlener je gegevens. Shared Service Center B.V. (“SSC”) helpt hierbij. SSC is onderdeel van de Mental Care Group, waaronder ook de labels Mentaal Beter, Alles Kits, HSK en Opdidakt vallen. Je Dienstverlener en SSC zijn samen verantwoordelijk voor jouw gegevens die hierbij in Empower verwerkt worden. Als in dit Statement “wij/we” staat bedoelen we je Dienstverlener en SSC samen.

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van jouw gegevens in Empower kan je contact opnemen met jouw Dienstverlener via het mailadres uit hoofdstuk 1 van dit Statement.

3. Hoe verwerken we je gegevens?

Als je gebruikmaakt van Empower worden jouw gegevens verwerkt. Hieronder staat welke dit zijn. Je leest ook waarom dat gebeurt en voor hoe lang:

▶ Zodat je toegang krijgt tot je account in Empower. 

Welke gegevens?

  • NAW-gegevens
  • E-mailadres
  • Mobiel telefoonnummer
  • Taal
  • Gebruikersnaam en wachtwoord

Wettelijke basis
Als je in behandeling gaat bij je Therapeut sluiten jullie een behandelingsovereenkomst. Het aanmaken van je account in Empower is nodig voor de uitvoering van deze overeenkomst.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw medisch dossier, wanneer je een behandelingsovereenkomst hebt.

▶ Zodat mensen uit jouw Netwerk (zoals ouders/gezagsdragers als je minderjarig bent/school) toegang tot een deel van je account, voor zover dat noodzakelijk is voor de Hulp. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • E-mailadres
  • Relatie tot cliënt
  • Telefoonnummer
  • Geslacht
  • Gebruikersnaam

Wettelijke basis
Het ontvangen van informatie van jouw Netwerk in je account in Empower is noodzakelijk voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst met jou. Deze informatie wordt onderdeel van jouw medisch dossier.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw medisch dossier, wanneer je een behandelingsovereenkomst hebt.

▶ Zodat je via Empower in een gedeelte van je medisch dossier kan kijken, als je dat wil. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Leeftijd
  • E-mail
  • Telefoonnummer
  • Woonadres
  • Gezondheidsgegevens dat is alle informatie die nodig is voor jouw Hulp. Bijvoorbeeld gegevens over (medische) onderzoeken, de tests die je maakt, de vragenlijsten die je invult, jouw diagnose(s), je behandeling, gesprekken die we voeren en jouw ervaring met de behandeling
  • Mensen uit jouw Netwerk (zoals de ouders/gezagsdragers als je minderjarig bent/school) en hun naam en contactgegevens.

Wettelijke basis
Als je in behandeling gaat bij je Dienstverlener sluiten jullie een behandelingsovereenkomst. Het verwerken en bewaren van (een deel van) je medisch dossier in Empower is nodig voor de uitvoering van deze overeenkomst. Let op, als je volledige inzage of een kopie van je medisch dossier wil, moet je dit vragen bij jouw Therapeut via de contactgegevens in hoofdstuk 1.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw medisch dossier

▶ Zodat je kan chatten met je Therapeut. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • Inhoud van de chatberichten (zoals ‘kan ik mijn afspraak verzetten?’)
  • Medische (en/of andere gevoelige) gegevens in chatberichten.

Wettelijke basis
Als je dat wil, kan je ervoor kiezen om te chatten met je Therapeut. Als dit gebeurt voor de behandeling door de Therapeut op basis van een behandelingsovereenkomst, is deze verwerking nodig voor de uitvoering van deze.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw medisch dossier

▶ Zodat je afspraken met je Therapeut kan zien in Empower. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • Datum en tijd van afspraak
  • Locatie van afspraak
  • Naam Therapeut of andere medewerker van de Dienstverlener met wie je afspraak maakt

Wettelijke basis
Als je in behandeling gaat bij je Dienstverlener, sluiten jullie een behandelingsovereenkomst. Het verwerken en bewaren van je afspraken met je Therapeut in Empower is nodig voor de uitvoering va deze overeenkomst.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw medisch dossier

▶ Zodat je Therapeut je taken kan geven in Empower. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • Gezondheidsgegevens

Wettelijke basis
Soms moet je een taak doen die nodig is voor de zorg. Bijvoorbeeld je zorgplan ondertekenen. Je Therapeut kan je hiervoor opdracht geven in Empower. Omdat dit nodig is voor de afspraken die je hebt met de Therapeut voor het geven van zorg of andere ondersteuning, verwerkt je Therapeut deze gegevens voor de uitvoering van de behandelingsovereenkomst of hebben wij hiervoor een gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw dossier

▶ Zodat je een profielfoto hebt in Empower. 

Welke gegevens?

  • Profielfoto

Wettelijke basis
Je kan dit zelf instellen, als je dat wil. Het hoeft niet. Als je een profielfoto instelt, geef je toestemming voor de verwerking hiervan. We mogen je foto verwerken en bewaren in Empower op basis van toestemming.

Bewaartermijn
Wanneer je je toestemming intrekt door je profielfoto zelf handmatig te verwijderen of wanneer je medisch dossier verwijdert wordt door ons of na een verwijderverzoek.

▶ Gebruiks- en diagnostische gegevens (zie voor meer informatie hoofdstuk 11). 

Welke gegevens?

  • IP-adres
  • Informatie over het apparaat waarmee je Empower bezoekt (zoals browsertype en taalinstellingen)
  • Gebruik van Empower

Wettelijke basis
We hebben bepaalde informatie nodig om te zorgen dat Empower veilig en goed werkt. Wij mogen deze informatie verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
6 maanden na verzameling wordt deze informatie vernietigd.

▶ Logging van je gebruik in Empower. 

Welke gegevens?

  • Naam
  • Account ID
  • Gebruik van Empower

Wettelijke basis
Op basis van de wet zijn we verplicht om bij te houden op welke manier je Empower gebruikt, dat heet logging. Jouw gegevens die hiervoor nodig zijn verwerken we om aan onze wettelijke verplichting te voldoen.

Bewaartermijn
20 jaar na laatste wijziging in jouw dossier

4. Met wie wisselen we je gegevens in Empower uit?

Alle gegevens in Empower behandelen we vertrouwelijk, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we je graag uit waarom we met bepaalde partijen gegevens (moeten) uitwisselen.

Wij kunnen gegevens uit Empower uitwisselen met:

  • Verwerkers. Dit zijn partijen die ons helpen met de technische ondersteuning van Empower. Bijvoorbeeld Mendix Technology B.V. We sluiten een overeenkomst met onze verwerkers, waarin goede afspraken zijn opgenomen om je gegevens te beschermen.
  • Je Netwerk. Dit zijn bijvoorbeeld je gezagsdragers, zoals je ouders, of anderen die aan jou gerelateerd zijn. Hierbij nemen we de wettelijke regels omtrent het beroepsgeheim in acht. Onder bepaalde omstandigheden zou het mogelijk zijn voor je Netwerk om toegang te krijgen tot (een deel van) jouw omgeving in Empower, bijvoorbeeld wanneer je daar toestemming voor geeft.

Dienstverleners kunnen ook informatie uitwisselen met andere partijen, voor meer informatie verwijzen we je naar het privacystatement van jouw Dienstverlener (zie hoofdstuk 1).

5. Internationale doorgifte van gegevens

Via Empower worden je gegevens niet doorgegeven aan andere partijen die:

(i) buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) zijn gevestigd, of
(ii) in de EER zijn gevestigd, maar je gegevens opslaan buiten de EER.

Je gegevens verlaten de EER dus niet. Dit betekent dat de sterke bescherming van de Europese privacywet, de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) altijd van toepassing is op je gegevens.

6. Geen profilering of automatische besluitvorming

We gebruiken je gegevens niet om je te kunnen profileren (zoals het in kaart brengen van je gedrag). Ook gebruiken we je gegevens niet voor het nemen van automatische beslissingen over jou. We zullen bijvoorbeeld nooit door jouw chatgesprekken op Empower met een Therapeut automatisch via de computer bepalen welke behandeling je nodig hebt. Dat wordt altijd door de Therapeut zelf bepaald.

7. Hoe zorgen wij dat jouw gegevens veilig zijn bij ons?

We nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn. We zorgen ervoor dat:

• je gegevens beschermd zijn, zodat er geen onbevoegden bij kunnen;
• je gegevens geheim gehouden worden;
• je gegevens zo volledig mogelijk in Empower staan en deze zo goed als mogelijk beschikbaar zijn;
• medewerkers die met gegevens werken veiligheidstraining hebben gehad;
• incidenten of inbreuken in je gegevens worden gemeld bij de toezichthouder, en als dat nodig is: bij jou.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan via security@mentalcaregroup.nl.

8. Jouw rechten

Omdat je gegevens worden verwerkt, heb je een aantal rechten. Hieronder staat welke rechten jij hebt bij jouw gegevens in Empower. Er kan een reden zijn waarom we je recht niet (helemaal) kunnen uitvoeren. Als dat zo is vertellen we je dat.

Toestemming intrekken
Als we je gegevens verwerken op basis van je toestemming kan je deze intrekken. Als je dat wilt, kan je mailen naar jouw Dienstverlener vermeld in hoofdstuk 1 van dit Statement. Omdat in Empower medische gegevens staan die nodig zijn voor je behandeling, kunnen niet altijd alle gegevens worden verwijderd, als je dat zou willen.

Correctie
Als je fouten in jouw gegevens ziet, mag je ons vragen om dit aan te passen.

Inzage en kopie
Via Empower kan je zelf al een deel van de gegevens inzien die hierbij worden verwerkt. Daarnaast kan je een kopie van je gegevens opvragen. Gebruik hiervoor de contactgegevens van jouw Dienstverlener die zijn vermeld in hoofdstuk 1 van dit Statement.

Wissing
Je mag ons vragen om je gegevens te wissen. Meestal kunnen we dit voor je doen, maar soms kan dit niet (helemaal). Bijvoorbeeld omdat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren van de wet of omdat je Therapeut je anders niet goed kan behandelen. Als we jouw gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we je altijd uit waarom.

Beperking
Je mag ons vragen om tijdelijk te stoppen met de verwerking van je gegevens. Bijvoorbeeld als je denkt dat de verwerking niet goed is en we dat aan het uitzoeken zijn. Tot we een antwoord hebben op je vraag kan je vragen of we je gegevens niet verwerken.

Bezwaar
Soms verwerken we je gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen. We wegen dan af hoe erg we je gegevens nodig hebben en hoe erg dat is voor jouw belangen. Als je denkt dat we dit niet goed hebben gedaan kan je bezwaar maken. We kijken dan of we vanwege jouw speciale situatie moeten stoppen met het verwerken van je gegevens.

Overdraagbaarheid
Als laatste kan je ons vragen of wij je gegevens aan een ander bedrijf doorgeven. Dit doen we alleen bij gegevens over jou die je zelf aan ons hebt gegeven én wanneer wij deze gegevens verwerken op basis van jouw toestemming.

Wil je nog meer weten over jouw rechten? Kijk dan hier op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe kan ik gebruikmaken van mijn rechten?

Je kan veel van jouw rechten zelf via Empower uitoefenen. Het is ook mogelijk om te mailen naar jouw Dienstverlener via de contactgegevens in hoofdstuk 1 van dit Statement.

In de meeste gevallen kunnen we jouw verzoek binnen een maand helemaal afhandelen. Soms lukt dit niet, maar dan laten we je dat altijd binnen deze maand weten. Uiterlijk drie maanden later, maar zoveel eerder als mogelijk, krijg je een definitieve reactie van ons. Je krijgt ook een reactie als we niet aan jouw verzoek kunnen of hoeven voldoen. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn als jouw Therapeut – als goed Therapeut – vindt dat een andere beslissing beter is voor jou of als dat nodig is vanwege de belangen van anderen.

10. Welke cookies plaatsen wij?

Cookies zijn kleine (tekst)bestanden die bij bezoek aan Empower op je computer of ander elektronisch apparaat (“Apparaat”) worden geplaatst. Een cookie kan geen programma’s starten of virussen verspreiden.

SSC gebruikt functionele cookies op de website van Empower om Empower zo goed mogelijk te laten werken. Doordat een cookie op jouw Apparaat wordt geplaatst, kan Empower jouw Apparaat herkennen als je opnieuw naar Empower surft. Jouw gemaakte keuzes kunnen we hierdoor bewaren. Bijvoorbeeld de taal waarin je Empower wilt zien, maar ook je accountgegevens om in te loggen.

Voor functionele cookies hoeven we geen toestemming aan je te vragen. Deze zijn namelijk niet erg voor je privacy. SSC gebruikt geen andere soorten cookies.

Hieronder een overzicht van de functionele cookies die we gebruiken bij Empower. Alle categorieën cookies zoals hieronder genoemd zijn first-party cookies, dit zijn cookies die wij zelf plaatsen voor onze eigen doeleinden:

Naam Aanbieder Doel Levensduur
mx-cookie-test Empower Test of jouw browser cookies ondersteunt Direct na instelling verwijderd
originURI Empower Geeft aan waar we naar moet redirecten als je moet inloggen Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
DeviceType Empower Bewaart het type apparaat gebruikt voor de sessie Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
Profile Empower Bewaart het navigatieprofiel dat wordt gebruikt binnen de sessie Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
SessionTimeZoneOffset Empower Bewaart de tijdszone offset voor de sessie Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
xasid Empower Gebruikt voor fail-over tussen meerdere instanties Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
reloginReason Empower Laat ons weten dat een reden voor opnieuw inloggen getoond moet worden Tot de gebruiker de browser sluit (sessiecookie)
XASSESSIONID2 Empower Bewaart de ID van de gebruikerssessie 1 jaar voor offline sessies, anders op sessieduur
useAuthToken Empower Laat de runtime weten of er een authtoken gegenereerd moet worden Tot de eindgebruiker de browser sluit (sessiecookie)

Cookies hebben een bepaalde levensduur vanaf het moment dat ze op jouw Apparaat worden geplaatst. De meeste van onze cookies verdwijnen direct van je Apparaat nadat je klaar bent met het gebruiken van Empower. Voor andere cookies wordt de duur elke keer verlengd, als je opnieuw Empower bezoekt. Na verloop hiervan worden de cookies automatisch verwijderd. Je kunt ook zelf de cookies verwijderen op een eerder moment via je internetbrowser. Als je weer naar Empower surft, worden de cookies opnieuw geplaatst.

11. Wijzigingen privacy- en cookiestatement

Als er iets verandert in de verwerking van je gegevens of ons gebruik van cookies via Empower, passen we dit Statement aan. Als de verandering echt impact heeft op jouw privacy krijg je daarover bericht. De laatste versie van ons Statement kan je altijd vinden op deze website.

Deze laatste versie van het Statement is gemaakt op 8 december 2025.

12. Contact

Heb je een vraag of klacht over hoe wij jouw gegevens verwerken? Stuur dan een e-mail naar de interne toezichthouder van de Mental Care Group via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

SSC B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen niet uit? Dan mag je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.